MODELO BUROCRÁTICO E BALANCED SCORECARD

INTRODUÇÃO

Toda organização possui em sua estrutura algum modelo de gestão que norteia à administração como se comportar nas mais diversas situações do ambiente econômico de atuação. O que define o modelo adotado pela empresa é a sua cultura organizacional, assim como as pessoas que trabalham, seus clientes, fornecedores, políticas internas e principalmente o corpo administrativo.

Para Mintzberg et al. (2000, p.195), "cultura organizacional é o conjunto de pressupostos básicos que um grupo inventou, descobriu ou desenvolveu ao aprender como lidar com os problemas de adaptação externa e integração interna, que funcionaram bem o suficiente para serem considerados válidos e ensinados a novos membros como a forma correta de perceber, pensar e sentir, em relação a esses problemas".

 Desde os primórdios da humanidade até os dias atuais a arte de gerir é  constantemente questionada por estudiosos do meio acadêmico e empresarial, tais como Frederick Taylor (Teoria da Administração Cientifica), Henri Fayol (Fundador da Teoria Clássica de Administração), Max Weber (Teoria Burocrática da Administração), atualmente os principais nomes são David Norton e Robert Kaplan professores da Harvard University e criadores do Balanced Scorecard.

O contexto histórico apresenta a evolução do pensamento estratégico ao longo século XX após graves crises financeiras mundiais, principalmente na América do Norte, surge um modelo de gestão organizacional baseado na ideologia de Max Weber, que busca complementar as idéias vigentes de Taylor, Fayol e  a fase humanista da administração. Chamado Modelo  Burocrático de Organização, consiste em alcançar a máxima eficiência através da racionalidade, ou seja, é conhecido como modelo mecanicista de organização, pois trata a organização como um sistema fechado.

Já nos dias atuais depois de vários modelos organizacionais que foram divulgados e aplicados nas inúmeras empresas do mundo, podemos citar de forma contundente que uma das principais ferramentas de gestão atual é o Balanced Scorecard (BSC), que traduzido significa Cartão de Marcação Equilibrado, baseado em dados financeiros e não financeiros que afetam e norteiam a gestão estratégica da empresa como um todo.

Partindo dos pressupostos acima, o modelo Burocrático e o Balanced Scorecard tecem juntamente no ambiente econômico uma tênue semelhança de objetivos que serão abordados e comparados a seguir.

OBJETIVO

Analisar e comparar as principais diferenças do Modelo Burocrático de Organização com o Balanced Scorecard, tais como suas características, limitações, vantagens e desvantagens organizacionais.

MODELO BUROCRÁTICO DE ORGANIZACAO DO SÉCULO XX

E BALANCED SCORECARD

Ao longo dos anos o cenário econômico mundial vem sofrendo grandes mudanças comportamentais, derivadas de crises financeiras, fraudes de abrangências mundiais, alteração do nível de satisfação do mercado consumidor, turbulências sócio-diplomáticas e tantas outras variáveis que interferem na maneira de gerir uma determinada organização ou segmento econômico.

Partindo do pressuposto que cada organização possui uma cadeia de possibilidades próprias, se faz necessário analisar e adequar o modelo que se aproxima das reais necessidades de gestão dentro dessas inúmeras variáveis comportamentais do ambiente organizacional. Os fatores comportamentais de um único indivíduo ou uma sociedade alteram e se ajustam com o macro-ambiente que estão inseridos. (George Elton Mayo, fundador do Movimento das relações Humanas).

Com as inúmeras variáveis comportamentais, tanto do ambiente interno e externo como seria possível aplicar um modelo de gestão pré-moldado em um ambiente organizacional tão volúvel?.  A resposta a esta indagação é extremamente subjetiva é cabe a cada organização encontrar o método ou o conjunto de diretrizes que irão nortear sua missão e visão estratégica no ambiente econômico.

HISTÓRICO DOS MODELOS DE GESTÃO

Analisando fatos históricos da era industrial, obtemos uma forma clássica de organização que se perdura em algumas empresas até os dias atuais, o Modelo Burocrático. De sistema fechado, alto grau de departamentalização, política interna rígida e extremamente autocrática que busca a excelência organizacional utilizando métodos que não consideram as variáveis intrapessoais do individuo.

Por outro lado, com o mesmo anseio de aperfeiçoamento de processos e melhorias continuas se destaca o Balanced Scorecard (BSC) ferramenta de gestão utilizada por empresas multinacionais como, Shell, General Motors, Petrobrás e outras tantas que nos últimos anos ocupam grande participação no mercado econômico de atuação.

1. MODELO BUROCRÁTICO

1.1  Características do Modelo Burocrático

Para Weber, o modelo burocrático era sinônimo de eficiência, pois é estruturado nos mínimos detalhes como as coisas deverão ser feitas na organização.

Caráter Legal das Regras e Regulamentos – o caráter legal da organização burocrática decorre do fato de que todos os atos da vida organizacional são regulamentados por uma legislação própria (Constituição, para órgãos do Estado e estatutos para empresas privadas). Essa legislação define como a organização deverá funcionar.

Caráter Formal das Comunicações – todas as comunicações desse tipo de organização são formalizadas, padronizadas e registradas por escrito. O objetivo é proporcionar comprovação e evitar que haja distorções nas comunicações.

Caráter Racional e Divisão do Trabalho – o trabalho é divido segundo o critério da racionalidade, adequados aos objetivos da organização. Cada participante tem um cargo específico, com funções e atribuições bem definidas. O objetivo é que cada colaborador saiba exatamente o que se espera dele, de modo que não interfira no trabalho dos outros colaboradores.

Impessoalidade das Relações – A distribuição das atividades é feita com base nos cargos e não nas pessoas, que são consideradas como meros ocupantes de cargos. As relações de poder também são impessoais. O objetivo de enfatizar os cargos é atender ao principio de continuidade da organização, dados que os cargos são fixos e as pessoas são substituídas.

Hierarquia de Autoridade – Na organização que adota o modelo burocrático, a posição do cargo na escala hierárquica é quem determina os níveis de autoridade, responsabilidade e os direitos a ele inerentes. Todo cargo abaixo de outro na escala hierárquica deve obedecer e prestar contas a seu superior.

Rotinas e Procedimentos Padronizados – as atividades inerentes a cada cargo são executadas de acordo com um conjunto de normas e procedimentos técnicos que obedecem ao principio da racionalidade e estão em sintonia com os objetivos da organização. O objetivo é fazer com que a ação seja padronizada de modo que permita ganhos de produtividade e aumento da eficiência na utilização dos recursos.

Competência Técnica e Meritocracia – A escolha das pessoas é baseada na competência técnica. Dessa forma, a admissão e a promoção de funcionários baseia-se no mérito pessoal e na capacidade individual do funcionário em relação ao cargo ou função.

Especialização da Administração – A administração da organização que adota o modelo burocrático é feita por profissionais. Os dirigentes desse tipo de organização não são necessariamente seus proprietários.

Profissionalização dos Participantes – os participantes desse tipo da organização burocrática são profissionais em virtude dos seguintes motivos: são especialistas (conhecem bem as atividades de seu cargo), é assalariado (vive exclusivamente da remuneração correspondente ao cargo que ocupam), seguem carreira dentro da empresa (poderá ser promovido se mostrar capacidade), não possui a propriedade dos meios de produção (administra em nome do proprietário) e se identifica com os objetivos da organização;

Completa Previsibilidade de Funcionamento – A conseqüência desejada é a previsibilidade de funcionamento. Em outras palavras, tudo na organização burocrática é estabelecido no sentido de prever antecipadamente todas as ocorrências e rotinizar sua execução. Se assim for feito, a organização alcançará a máxima eficiência. Trata-se de uma abordagem extremamente mecanicista, pois não leva em consideração a imprevisibilidade do comportamento humano.

1.2 . Vantagens e Aplicabilidade do Modelo Burocrático

Segundo Weber, as organizações que adotam o modelo burocrático apresentam as seguintes vantagens:

·         Racionalidade – em relação ao alcance dos objetivos organizacionais

·         Precisão na definição do cargo – as atribuições são bem conhecidas, todos conhecem a natureza de suas tarefas

·         Rapidez nas decisões – todos sabem exatamente o que deve ser feito e por quem

·         Univocidade de interpretação – a padronização e a formalidade na comunicação evitam distorções

·         Uniformidade de rotinas e procedimentos – sua padronização resulta no aumento da produtividade e na redução de custos

·         Continuidade – a ênfase nos cargos favorece a continuidade da organização, através da substituição de pessoal

·         Redução de atrito entre as pessoas – as responsabilidades de cada cargo são bem delimitadas, o que evita que o ocupante de um determinado cargo acabe interferindo num assunto de competência alheia

·         Constância – os mesmos tipos de decisões deverão ser tomadas em situações de circunstâncias semelhantes

·         Confiabilidade – o negócio é conduzido dentro de normas racionais e as decisões são tomadas de forma imparcial, dado que o processo decisório é despersonalizado

·         Benefícios para os participantes da organização – o trabalho é bem dividido e permite ao profissional fazer carreira na organização. Além disso, as regras e regulamentos favorecem a equidade, pois determinam tratamento igualitário para todos

1.    3. Limitações e Críticas ao Modelo Burocrático

O alto grau de racionalismo e mecanicismo do modelo burocrático de organização dá origem a inúmeros problemas e disfunções que limitam sua aplicação. Em primeiro lugar, a rigidez desse modelo de gestão limita e muito sua utilização. Isso se explica em parte em virtude desse modelo ter sido criado para atender demandas específicas de uma era de poucas mudanças e de previsibilidade. Outra questão diz respeito ao mecanicismo dessa teoria. Nem sempre haverá uma relação de causa e efeito possível de ser determinada. Não pode haver a previsibilidade desejada pelo fato de ser complexa a interação entre as pessoas e as organizações, bem como as relações com seu ambiente. O comportamento humano não é algo mecânico e racional e não obedece a relações determinísticas de causa e efeito.

Alem do racionalismo e do mecanicismo, outras críticas são feitas a esse modelo organizacional: a negligência quanto à organização informal, a abordagem de sistema fechado (não considera o ambiente externo qual a organização está inserida, as mudanças ambientais e as repercussões que estas mudanças causam na organização).

2.    BALANCED SCORECARD

 Tem se passado um pouco mais de uma década desde a publicação do artigo “The Balanced Scorecard: Measures that Drive Performance”, dos autores Robert Kaplan e David Norton, e o BSC se tem constituído em uma das ferramentas de maior aceitação na administração de organizações. Embora os estudos pareçam apoiar a tese de que o BSC é amplamente utilizado em grandes empresas (Atkinson et al., 1997; Otley, 1999; Ittner e Larcker, 1998, 2001; Norreklit, 2000; Malina e Selto, 2001), em uma recente contribuição Kaplan e Norton (2004) escreveram que muitas empresas dizem ter um BSC, porque elas usam uma mistura de medidas financeiras e não-financeiras. Eles argumentam ter a sua própria idéia do conceito BSC sem saber que o conceito vai muito além de medidas financeiras e não-financeiras.

2.1.  Características do Balanced Scorecard

O BSC surge ante a necessidade de completar a perspectiva financeira tradicional de medição do sucesso das organizações, de modo que a visão e a estratégia se convertam em objetivos, indicadores estratégicos, metas e iniciativas e que o desdobramento ocorra através de outras perspectivas além da financeira, havendo um esquema integrado de seguimento e melhora, (Speckbacher et al., 2003).

• a missão e a estratégia da empresa são transformadas em objetivo e indicadores organizados em diferentes perspectivas: financeira, clientes, processos internos e aprendizagem e crescimento;
• proporciona uma estrutura e uma linguagem para comunicar a missão e a estratégia, concentrando-se em fatores que criem valor em longo prazo;
• os indicadores são utilizados para informar os colaboradores sobre as causas do êxito presente e futuro
•  ênfase à prossecução dos objetivo financeiros, mas também inclui os indutores de ação para alcançar esses objetivo

2.2. Vantagens e Aplicabilidade do Balanced Scorecard

São várias as vantagens que alguns autores apontam ao Balanced Scorecard, nomeadamente:

• Os indicadores utilizados são variados e globais, avaliando o meio interno e externo.
• utilização de informação financeira, quantitativa e qualitativa, para além da informação financeira da contabilidade;
• equilíbrio e ponderação entre as medidas financeiras e não financeiras
• permite articular e comunicar a estratégia empresarial
• inter-relaciona todas as perspectivas: cada uma condiciona e, ao mesmo tempo depende das restantes.

2.3. Limitações e Críticas ao Balanced Scorecard

Alguns autores consideram que os gestores se baseiam nas variáveis quantificáveis e se esquecem das qualitativas que, por não serem quantificáveis, não integram o Balanced Scorecard e logo são esquecidas, sendo estas muito importantes para o futuro da empresa. Por outro lado, algumas das medidas utilizadas para avaliar determinadas variáveis não econômicas não são as melhores, podendo levar a uma informação subjetiva e algo deficiente.

3. CONCLUSÃO

Escolher uma diretriz que a organização irá seguir não é simplesmente adotar um modelo de gestão convencional e aplicar em sua estrutura. O processo organizacional é bem mais complexo e amplo que simples formulações de possibilidades no ambiente organizacional.

Na teoria Burocrática fica explicito o engessamento das variáveis comportamentais, porém não poderíamos questionar sua eficácia. Visto que sua aplicação ocorreu em tempos que se fazia necessário tal pensamento. Já o Balanced Scorecard é a soma de inúmeras teorias organizacionais vigentes aplicadas e ajustadas à realidade contemporânea do mundo organizacional.

Neste contexto, de análises comportamentais que influenciam no desenvolvimento econômico a palavra chave é estratégia empresarial.

Estratégia empresarial nada mais é que analisar previamente as variáveis econômicas do mercado e se antecipar de qualquer evento que interfira no processo de continuidade da empresa.

A estratégia esta inserida em toda a cadeia organizacional, do chão de fábrica até a alta administração, deve haver interação entre os departamentos visando à eficiência e eficácia da organização.

Toda forma de administrar é uma estratégia, o que diferencia são as variáveis comportamentais como analisado no discorrer do trabalho. Umas são extremante impessoais, individualistas, racionais ao extremo. Outras são mais flexíveis se ajustam com maior facilidade no ambiente organizacional.

A partir do que foi exposto, é possível concluir que uma organização é o conjunto de variáveis financeiras, comportamentais e administrativas de uma determinada empresa, e que deve se levar em consideração sua cultura organizacional para que suas metas e estratégias sejam implantadas.

REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA

CHIAVENATO, Idalberto. Recursos Humanos: O Capital Humano das Organizações. 8. ed. São Paulo: Atlas, 2004.

CHIAVENATO, Idalberto. Gestão de Pessoas. 1a. ed., Rio de Janeiro: Editora Campus, 1999.

LOBATO, David Menezes. Administração Estratégica. 1a. ed. Rio de Janeiro: Papeis e Cópias de Botafogo, 1997.

KAPLAN, R. and D. NORTON. “The Balanced Scorecard: Measures that Drive Performance”. Harvard Business Review, 1992. Vol. 70, Issue 1, 71-79.